“Lời chào như tiếng ngọc, lời từ chối như tiếng chì” – câu tục ngữ xưa thật chí lý. Khi gặp phải những vấn đề bất ngờ trong giao dịch, việc giải trình với khách hàng là điều cần thiết để giữ gìn mối quan hệ hợp tác tốt đẹp. Vậy làm sao để viết một bản giải trình chuyên nghiệp, thuyết phục và thu lại được thiện cảm từ đối tác?
Nội Dung Của Mẫu Công Văn Giải Trình
1. Nắm Rõ Mục Đích Viết Công Văn
Công văn giải trình là một loại văn bản hành chính được sử dụng để giải thích, làm rõ các vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác với khách hàng. Mục đích chính của việc viết công văn giải trình là:
- Làm rõ những khúc mắc: Giúp khách hàng hiểu rõ nguyên nhân và diễn biến sự việc dẫn đến vấn đề phát sinh.
- Giải thích những khó khăn: Chia sẻ những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện hợp đồng.
- Đưa ra phương án giải quyết: Thể hiện thiện chí và nỗ lực của doanh nghiệp trong việc giải quyết vấn đề.
2. Cấu Trúc Của Mẫu Công Văn
Để viết một công văn giải trình hiệu quả, bạn cần lưu ý cấu trúc cơ bản như sau:
- Tiêu đề: Nêu rõ nội dung công văn giải trình (ví dụ: “Công văn giải trình về việc …”).
- Người viết: Ký tên, chức danh của người viết công văn.
- Người nhận: Ghi rõ tên, chức danh của người nhận công văn.
- Nội dung:
- Phần mở đầu: Nêu rõ vấn đề cần giải trình, thời gian, địa điểm xảy ra sự việc.
- Phần nội dung: Trình bày chi tiết nguyên nhân, diễn biến, ảnh hưởng của vấn đề, kèm theo bằng chứng, chứng cứ minh chứng.
- Phần kết luận: Nêu rõ phương án giải quyết, cam kết của doanh nghiệp.
- Ký tên: Ký tên, đóng dấu của người viết công văn.
3. Lời Văn Chuẩn Mực, Chuyên Nghiệp
- Sử dụng ngôn ngữ chính xác, ngắn gọn: Tránh dùng những từ ngữ mơ hồ, chung chung.
- Thể hiện sự tôn trọng: Sử dụng những lời lẽ lịch sự, phù hợp với văn hóa giao tiếp.
- Tránh sử dụng những từ ngữ tiêu cực: Tập trung vào việc giải thích vấn đề, không đổ lỗi cho khách hàng.
- Kết thúc bằng lời cảm ơn: Thể hiện sự biết ơn và mong muốn tiếp tục hợp tác với khách hàng.
Lưu Ý Khi Viết Mẫu Công Văn Giải Trình
- Chuẩn bị đầy đủ thông tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần giải trình.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Đọc kỹ nội dung công văn trước khi gửi để đảm bảo thông tin chính xác, tránh lỗi chính tả, ngữ pháp.
- Lưu trữ cẩn thận: Lưu trữ bản sao công văn để làm chứng cứ khi cần thiết.
4. Mẫu Công Văn Giải Trình Thực Tế
Giả sử:
- Công ty A là nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa.
- Khách hàng B đặt hàng vận chuyển một lô hàng từ Hà Nội đến Tp. Hồ Chí Minh.
- Do thời tiết xấu, xe vận chuyển của Công ty A bị tắc đường, dẫn đến việc giao hàng chậm trễ.
Mẫu công văn giải trình:
Mẫu công văn giải trình khách hàng về việc chậm trễ giao hàng
Công ty A
Số: …/CV-A
Ngày … tháng … năm …
Công ty B
Địa chỉ: …
Công văn giải trình
V/v: Giải trình việc chậm trễ giao hàng
Kính gửi: Công ty B,
Công ty A nhận được thông báo của Công ty B về việc chậm trễ giao hàng lô hàng… từ Hà Nội đến Tp. Hồ Chí Minh.
Công ty A xin chân thành xin lỗi Công ty B về sự việc này. Công ty A hiểu rõ sự bất tiện và ảnh hưởng của việc chậm trễ giao hàng đến hoạt động kinh doanh của Công ty B.
Nguyên nhân dẫn đến sự việc này là do thời tiết xấu, đường sá bị tắc nghẽn, làm ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển.
Để khắc phục tình trạng này, Công ty A đã bố trí phương tiện thay thế, ưu tiên vận chuyển lô hàng của Công ty B đến nơi an toàn và đảm bảo chất lượng hàng hóa.
Công ty A hy vọng Công ty B thông cảm và tiếp tục hợp tác với chúng tôi.
Trân trọng cảm ơn!
Ký tên
…
Lời Kết
Viết công văn giải trình là một kỹ năng cần thiết trong kinh doanh. Hãy ghi nhớ những lưu ý trên để viết một bản giải trình chuyên nghiệp, thuyết phục, giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Cần hỗ trợ thêm? Hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0372950595, hoặc đến địa chỉ: 302 Cầu Giấy Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.