Công Văn Giải Trình là một loại văn bản hành chính được sử dụng để giải thích, làm rõ một sự việc, tình huống hoặc hành vi nào đó. Việc viết công văn giải trình rõ ràng, chính xác và thuyết phục đóng vai trò quan trọng, giúp cá nhân, tổ chức gỡ rối những vướng mắc, hiểu lầm không đáng có.
Khi Nào Cần Viết Công Văn Giải Trình?
Công văn giải trình thường được yêu cầu trong các trường hợp sau:
- Vi phạm nội quy, quy định: Khi cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm nội quy, quy định của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Không hoàn thành nhiệm vụ: Khi không hoàn thành công việc, nhiệm vụ được giao đúng thời hạn hoặc theo yêu cầu.
- Sự cố, sai sót trong công việc: Khi xảy ra sai sót, thiếu sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, gây ảnh hưởng đến kết quả công việc.
- Giải trình về tài chính, tài sản: Khi có yêu cầu giải trình về nguồn gốc, sử dụng tài chính, tài sản của cá nhân, tổ chức.
Các Loại Công Văn Giải Trình Phổ Biến
Dựa vào mục đích sử dụng, có thể phân loại công văn giải trình thành các loại sau:
- Công văn giải trình vi phạm nội quy: Giải thích lý do vi phạm, nhận thức về hành vi và cam kết khắc phục.
- Công văn giải trình không hoàn thành nhiệm vụ: Làm rõ nguyên nhân khách quan, chủ quan dẫn đến việc không hoàn thành công việc và đề xuất hướng giải quyết.
- Công văn giải trình về tài chính: Giải thích về các khoản thu, chi, nguồn gốc tài sản,…
Hướng Dẫn Viết Công Văn Giải Trình Chuẩn
Để viết một công văn giải trình hiệu quả, cần tuân thủ các bước sau:
- Xác định mục đích viết: Xác định rõ lý do, mục đích viết công văn giải trình.
- Thu thập thông tin, chứng cứ: Chuẩn bị đầy đủ thông tin, số liệu, chứng cứ liên quan đến sự việc cần giải trình.
- Xây dựng nội dung:
- Phần mở đầu: Nêu rõ lý do viết công văn, căn cứ vào văn bản yêu cầu (nếu có).
- Phần nội dung: Trình bày rõ ràng, chi tiết, trung thực diễn biến sự việc, tập trung vào nguyên nhân, trách nhiệm của cá nhân, tổ chức.
- Phần kết thúc: Khẳng định lại nội dung đã trình bày, đưa ra hướng khắc phục, xin lỗi (nếu có) và cam kết không tái phạm.
- Ngôn ngữ sử dụng: Ngôn ngữ trong công văn giải trình cần trang trọng, lịch sự, rõ ràng, dễ hiểu, tránh viết tắt, dùng từ ngữ địa phương.
- Kiểm tra kỹ lưỡng: Đọc kỹ lại nội dung, kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi.
Mẫu Công Văn Giải Trình Mất Giấy Chứng Nhận
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
V/v: Mất giấy chứng nhận …
Kính gửi:
- [Tên cơ quan, tổ chức nhận giải trình]
Họ và tên: [Họ và tên người viết]
Ngày sinh: [Ngày sinh]
Số CMND/CCCD: [Số CMND/CCCD]
Địa chỉ: [Địa chỉ liên lạc]
Nội dung:
Tôi tên là [Họ và tên người viết], sinh ngày [Ngày sinh], số CMND/CCCD: [Số CMND/CCCD], địa chỉ: [Địa chỉ liên lạc].
Vào ngày [Ngày mất giấy chứng nhận], do sơ suất cá nhân, tôi đã làm mất giấy chứng nhận [Tên giấy chứng nhận] số [Số giấy chứng nhận], được cấp ngày [Ngày cấp] tại [Nơi cấp].
Sau khi phát hiện bị mất, tôi đã tìm kiếm khắp nơi nhưng không thấy. Tôi xin chịu trách nhiệm về việc mất mát này và cam kết sẽ sử dụng cẩn thận các loại giấy tờ quan trọng trong thời gian tới.
Vì vậy, tôi làm đơn này kính mong Quý cơ quan xem xét và tạo điều kiện hỗ trợ tôi làm thủ tục cấp lại giấy chứng nhận [Tên giấy chứng nhận] trong thời gian sớm nhất.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Người làm đơn
[Ký và ghi rõ họ tên]
Mẫu Công Văn Giải Trình Với Khách Hàng
CÔNG TY CỔ PHẦN [Tên công ty]
Số: [Số công văn]/CV- [Tên phòng ban]
Nơi nhận:
- [Tên khách hàng]
- Lưu: [Phòng ban]
V/v: Giải trình về việc [Nội dung giải trình]
Kính gửi: Quý Khách hàng [Tên khách hàng],
Công ty [Tên công ty] chúng tôi chân thành cảm ơn Quý Khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm/dịch vụ của Công ty trong thời gian qua.
Về việc [Nội dung cần giải trình], Công ty xin phép được giải trình như sau: [Nội dung giải trình chi tiết, nêu rõ nguyên nhân, trách nhiệm và hướng giải quyết].
Công ty rất lấy làm tiếc về sự việc trên và mong nhận được sự thông cảm từ Quý Khách hàng. Chúng tôi cam kết sẽ nỗ lực hết mình để khắc phục sự cố, đảm bảo quyền lợi cho Quý Khách hàng và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ trong thời gian tới.
Mọi thắc mắc, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ Số Điện Thoại: 0372999996, Email: [email protected] Hoặc đến địa chỉ: 236 Cầu Giấy, Hà Nội. Chúng tôi có đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.
Xin trân trọng cảm ơn!
ĐẠI DIỆN CÔNG TY
(Ký tên, đóng dấu)
[Họ và tên]
Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Viết Công Văn Giải Trình
- Cần phân biệt rõ ràng công văn giải trình với bản tường trình và bản kiểm điểm.
- Nội dung công văn giải trình phải trung thực, khách quan, rõ ràng, không được viết chung chung, vòng vo.
- Trình bày ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề chính, tránh lan man, dài dòng.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, đúng văn phong hành chính.
Kết Luận
Công văn giải trình là một văn bản quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, danh dự của cá nhân, tổ chức. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp bạn đọc nắm vững cách viết công văn giải trình chuẩn xác, hiệu quả.